Meetings Under the Virginia Freedom of Information Act

The Virginia Freedom of Information Act (“VFOIA”)

如果你在英联邦的地方政府工作，你可能知道《ag体育官网》. 如果不是, it is prudent that you familiarize yourself with this legislation, as it instructs how public bodies should operate in various respects. 《ag体育官网》最初于1968年颁布，旨在促进政府的透明度. The General Assembly clearly expressed this sentiment, 声明《ag体育官网》“确保英联邦人民随时可以查阅由公共机构或其官员和雇员保管的公共记录, 自由参加正在处理人民事务的公共机构的会议.”[1] Simply put, Virginia favors and desires open government. Although VFOIA sets forth various provisions to effectuate its purpose, 本条的范围限于《ag体育官网》规定的公开会议.

Open Meetings Under 光泽v. 惠勒 887 S.E.2d 11 (Va). 2023) 

《ag体育官网》指导公共机构运作的一种方式是规定“所有会议” . . . 应开放[.]”[2] This seemingly simple pronouncement is quite crucial. 因为, if a gathering is a “meeting” under VFOIA, then public bodies must abide by certain statutory obligations. 例如, public meetings must be properly noticed, 制定议程, and have written minutes of the meeting taken. 因此，每一个受《ag体育官网》约束的公共机构都应该问自己:什么是会议?

The statute sets a baseline definition. 目前, according to the statute, a meeting “means the meetings including work sessions, when sitting physically, or through electronic communication means pursuant to § 2.2-3708.2 or 2.2-3708.3, as a body or entity, 或作为(i)多达三人的非正式集会或(ii)法定人数, 如果少于3个, of the constituent membership, 无论举行, with or without minutes being taken, whether or not votes are cast, 任何公共机构.”[3]

这一宽泛的定义随后被两个例外限定:“既不是公共机构雇员的聚会，也不是公共机构两名或两名以上成员的聚会或出席(a)在任何地点或职能中，如果聚会或出席的目的不是讨论或交易任何公共事务, 该等集会或出席并不是为了讨论或处理公共机构的任何事务而召集或预先安排的, or (b) at a public forum, candidate appearance, 或争论, 其目的是告知选民，而不是处理公共事务或举行与公共事务有关的讨论, 即使议员个人或集体在处理公共事务方面的表现可能是该等公众会议讨论或辩论的议题, shall be deemed a “meeting” subject to the provisions of this chapter.” Va. 法典第2条.2-3701; 另请参阅 VFOIA Council Advisory Op. AO-02-06 (March 15, (讨论会议必须满足两个要素:“(1)三个或三个以上成员出席, 或者法定人数, of a public body sitting as a body or assemblage, 及(2)该等成员讨论或处理该公共机构的公共事务的目的.”). The Supreme Court of Virginia, 去年5月, 通过充实异常的轮廓，进一步发展了“会议”的定义.

光泽的影响

发生在 光泽 涉及2020年5月的一个晚上发生在威廉王子县的抗议和内乱, as a result of George Floyd’s death. The day following the protests and civil unrest within the county, 警察局长和警察局公民咨询委员会主席迅速组织了一次聚会，讨论前一天晚上发生的事情. Invitations to the meeting were spread by word of mouth; Five members of the Prince William County Board of Supervisors (the “Board”) attended, and three members did not receive invitations. 会议是在没有遵守《ag体育官网》公开会议要求的情况下举行的, such as making a formal notice. 因为至少有三名董事会(一个公共机构)成员出席了会议, with some taking part in discussions, 其目的的一部分是讨论委员会的公共事务, the meeting was subject to VFOIA’s open meeting requirements.

光泽, in defining “public business,” set forth important considerations.

1. 如果一个主题与属于该公共机构职权范围内的主题有关，那么该主题就是该公共机构的“业务”.
2. 根据《ag体育官网》，构成“公共事务”的话题是指公共机构议程上的事务或在可预见的未来可能出现的事务.”[4]
3. 谁提出这个话题并不重要——它可以由公共机构的成员提出, another government employee, or a community member.

因此, depending on what is discussed, 根据《ag体育官网》的要求，一次聚会可以转变为一次会议. The dissent highlighted this fact, 警告说，广义的“公共事务”将把公民和政府官员之间的信息聚会变成《ag体育官网》会议. 由于这一决定，一些公共机构改变了它们的业务. 例如, 汉普顿市议会考虑建立一个轮换日历，以确保不超过两名成员参加当地会议.[5]

Legislative Update to VFOIA since 光泽

值得注意的是, 联合国大会最近通过了一项《ag体育官网》法案，进一步澄清了“会议”和“公共事务”的定义。.[6]  Seemingly addressing some concerns raised by the dissent, 该法案通过提供某些豁免，为“会议”的定义增加了措辞. 它还明确定义了“公共事务”，并宣布新的规定是对现行法律的声明. 州长于2024年4月8日签署了该法案，并于2024年7月1日生效. 公共机构在寻求履行其各种义务时，需要确保他们了解这些立法更新.

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[1] Va. 法典第2条.2-3700.

[2] Va. 法典第2条.2-3707(A)

[3] Va. 法典第2条.2-3701

[4] 光泽, 887 S.E.2d at 28.

[5] 在弗吉尼亚最高法院裁决之后，地方政府努力解决公共会议法.com)

[6] LIS > Bill Tracking > SB36 > 2024 session (virginia.gov)